Аренда принтера для печати

Аренда принтера для регистрации участников на мероприятии существенно экономит средства организаторам. Приобретать принтер для печати бейджей на несколько часов или пару дней экономически нецелесообразно. К тому же, для этого понадобится обучить своего сотрудника.

Принтер напрокат – удобная и выгодная услуга для деловых людей, умеющих считать деньги и ценить своё время. Онлайн регистрация посетителей на мероприятиях осуществляется в режиме реального времени, путём выдачи бейджей или пропусков гостям и участникам. При помощи арендованного оборудования и нанятого персонала такая процедура станет менее затратной.

Мы предлагаем принтеры для печати бейджей в аренду. Наше оборудование также пригодится для изготовления пропусков и печати приглашений на различных мероприятиях в режиме «нон-стоп». Мы используем сублимационные принтеры марок Ciaat. Во избежание форс-мажорных ситуаций, в случае возникновения неполадок и прочих проблем, мы доставляем на мероприятие резервное оборудование.

Фото	Услуга	Кол-во
	Аренда сублимационного принтера	1 принтер + резервный
	Работа нашего специалиста	1 день (9 часов)

Стоимость аренды принтера для регистрации участников выставок, семинаров, конференций и других мероприятий рассчитывается, исходя из цен, действующих на момент запроса. В эту сумму будет включено: аренда принтера (плюс резервный), расходные материалы для печати, работа квалифицированного сотрудника – 9 рабочих часов (1 день) и компьютер с лицензионным программным обеспечением.

Фото	Оборудование и расходники	Кол-во
	Заготовки карточек (шаблоны бейджей)	1 шт.
	Монохромные картриджи для печати на бейджах	1 шт.
	Ленты без печати с клипсой (ширина 11 мм)	100 шт.
	Клипса с булавкой (крепления)	100 шт.
	Дырокол для бейджей (круглые и овальные отверстия)	1 шт.

Пластиковые заготовки для печати (если требуется, то и ленты, ретракторы, крепления) заказываются отдельно (по желанию, у нас же). Все подготовительные работы проводятся заблаговременно, чтобы исключить любые задержки, которые могут привести к срыву мероприятия. Стоимость пластиковых заготовок, ленточек, ретракторов и прочих аксессуаров зависит от объёма заказа.

Обязанности сторон

Заказчик за несколько дней до проведения мероприятия резервирует дату и оплачивает счёт. Дата резервируется только тогда, когда на счёт поступила оплата. После этого мы резервируем согласованные даты работы. Заказчик предварительно предоставляет готовый макет для изготовления заготовок (бейджей, приглашений, пропусков) или заказывает его разработку в нашей типографии.

Очень важно сделать заказ заранее! Достигнуть все договоренности и решить финансовые вопросы обязательно следует за несколько дней до начала регистрации! Например, для мероприятия с небольшой посещаемостью все договорённости необходимо достигнуть не позднее, чем за 2 дня до начала мероприятия, а если регистрация предполагает большое количество участников – минимум за 7 дней.

Сотрудники нашей компании прибудут в назначенное место за 2 часа до начала регистрации, чтобы подготовить рабочее место, настроить оборудование и сделать пробную печать. Заказчик обязан предоставить место для работы нашим специалистам – стол, стулья (по количеству наших сотрудников) и доступ к 4 точкам электропитания с напряжением 220В.

Во избежание непредвиденных задержек, и чтобы сэкономить время, можно заранее напечатать имена уже зарегистрированных или заявленных на регистрацию участников. В случае, когда Заказчик обладает списком возможных участников, его надо предоставить нашему специалисту в электронном документе формата .xls, в котором каждая строка с данными участника соответствует строке печати на заготовленной карте (бейдже).

Программное обеспечение принтера даёт возможность выполнять точечную печать из базы участников. При большом наплыве гостей именно набор текста (имён, фамилий, названий организаций, городов и пр.) – самый затратный по времени этап процесса регистрации. Печать из базы требует нажатия всего одной клавиши, что заметно экономит время. На изготовление одного бейджа тратится около 3-5 секунд (зависит от настроек).

Если на мероприятии ожидается много гостей, Заказчик с помощью одного из наших сотрудников должен правильно рассчитать количество принтеров для аренды в соотношении «количество участников – время регистрации» (в день). Также отметим, что программа принтера не ведёт лог печати, а сотрудник нашей компании не собирает информацию о количестве зарегистрированных участников. В его обязанность входит исключительно печать бейджей.

Подготовка к работе

Для каждого мероприятия предварительно заготавливаются высококачественные офсетные карты размером 86×54×0.76 мм. Возможна последующая ламинация бейджей или печать наклеек. Вся известная информация о Госте заранее наносится на подготовленные шаблоны с дизайном, и уже непосредственно во время регистрации каждая карта персонализируется.

Таким образом статическая информация, например, надписи типа «Гость», «Пресса» и им подобные, может быть предварительно напечатана на картах. Это, в том числе, существенно сокращает время регистрации. Подпечатка одной карты, используя чёрную монохромную ленту, занимает 3 секунды.

Помимо всего прочего, персонализация пластиковых бейджей и пропусков посредством цветных сублимационных принтеров, которая выполняется с использованием лицензионного ПО, даёт возможность, кроме текстовой информации, в высоком качестве наносить штрих-коды и цветные фотографии.